Uzun bir görev listesinde her sabah en baştan aşağı kaydırmak yorucu olabilir. O gün sizin ilgilenmeniz gereken birkaç kayıt, başka işlerin arasında kaybolur. Filtreler, kayıtları değiştirmeden baktığınız alanı daraltmak için işe yarar. Önce hangi sorunun yanıtını aradığınızı belirlemek bu özelliği daha kullanışlı hale getirir.
Bir soruyla başlayın
“Bütün işler nasıl gidiyor?” geniş bir sorudur. “Bana atanmış ve henüz tamamlanmamış işler hangileri?” daha somuttur. SenkronUz’un görev görünümlerindeki filtre seçeneklerini bu tür bir ihtiyaca göre kullanın. Tek seferde çok sayıda koşul seçmek yerine önce bir ölçüt ekleyin, sonucu görün ve gerekiyorsa daraltın.
Atanan kişi, durum, öncelik veya tarih gibi mevcut seçenekler farklı sorulara yardım eder. Panelde sunulan alanlardan ihtiyacınıza uygun olanı seçin. Bir filtreyi sırf var diye kullanmanız gerekmez. Amaç en ayrıntılı sorguyu kurmak değil, üzerinde çalışacağınız işleri rahatça bulmaktır.
Sonucun kapsamını aklınızda tutun
Bir liste içinde arama yapıyorsanız başka listedeki görevin görünmesini beklemeyin. Önce doğru çalışma alanı ve listeyi açtığınızı kontrol edin. Filtre sonucunu bütün ekibin eksiksiz iş listesi gibi yorumlamak yanlış karar verebilir. Erişiminiz ve bulunduğunuz yer de gördüğünüz kayıtları etkiler.
Toplantıda filtreli görünümü paylaşıyorsanız hangi koşulların açık olduğunu söyleyin. Yalnız bir kişiye atanmış işleri gösterirken “Listede üç iş kaldı” demek diğer kayıtları görünmez hale getirir. Daha açık ifade, “Bu görünümde Ayşe’ye atanmış üç açık iş var” olur. Küçük bir dil farkı bile yanlış anlaşılmayı azaltır.
Boş sonuç her zaman sorun değildir
Birden fazla koşul birlikte seçildiğinde hiç kayıt kalmayabilir. Bu, görevlerin silindiği anlamına gelmez. Son eklediğiniz koşulu kaldırın ve sonucu tekrar inceleyin. Beklediğiniz kayıt görünene kadar adım adım ilerleyin. Özellikle tamamlanmış işleri dışlayan bir koşul, yeni kapanan görevi gözünüzden saklayabilir.
Örneğin hem belirli bir kişiyi hem yüksek önceliği hem de bugünün bitiş tarihini seçtiniz. O kişide açık işler vardır ama hiçbiri üç koşulu birden karşılamıyor olabilir. Önce kişiyle başlayıp diğer ölçütleri sırayla eklemek, neden sonuç alamadığınızı anlamanızı kolaylaştırır.
Günlük kısa bir kontrol düzeni kurun
Sabah ilgileneceğiniz işleri daraltın, gerekli açıklamaları okuyun ve gerçekçi bir çalışma sırası seçin. Gün sonunda aynı kapsamda tamamlanan ve bekleyen işleri kontrol edin. Filtrenin kendisi işi önceliklendirmez; karar vermeniz için daha küçük bir görünüm sunar. Eksik bilgi yüzünden bekleyen bir iş varsa ilgili kişiye bunu görev üzerinden bildirin.
Görev başlıklarında anlaşılır kelimeler kullanmak aramayı da kolaylaştırır. Ekip bir müşteriyi üç farklı adla anıyorsa yalnız filtrelerle kusursuz sonuç beklemeyin. Adlandırma ve güncel durum bilgisi, filtrelerin yararlı olmasının temelidir. Yanlış atama veya eski tarih doğru koşulu seçseniz bile yanıltıcı bir görünüm oluşturabilir.
İşiniz bitince görünümü kontrol edin
Başka bir konuya geçerken önceki filtrelerin açık kalıp kalmadığına bakın. Özellikle yeni görev ararken alışkanlıkla aynı dar görünümde kalabilirsiniz. Gerektiğinde koşulları temizleyip listeyi genişletin. Filtre kullanmayı öğrenmenin en yararlı kısmı yalnız daraltmak değil, hangi bilgiyi dışarıda bıraktığınızı da bilmektir.
Filtre sonucunu bir kayıtla doğrulayın
Beklediğiniz bir görevi önceden seçin ve hangi özellikleri taşıdığını açıp okuyun. Sonra ilgili filtreyi uygulayın. Görev görünüyorsa neden göründüğünü, kayboluyorsa hangi koşulun onu dışarıda bıraktığını açıklayabilmelisiniz. Bu küçük deneme, filtrelerin yalnız düğmelerden oluşmadığını öğretir. Özellikle ekip toplantısında yanlış kapsam üzerinden karar verme ihtimalini azaltır. Bir işi başka birine atadıktan veya tamamlandı durumuna getirdikten sonra görünümden çıkması normal olabilir. Kaydın kaybolduğunu düşünmeden önce mevcut koşullara bakın. Çalışmanız bittiğinde daraltmayı temizleyip genel listeye dönün. Böylece sonraki konuya eski filtrenin etkisiyle başlamazsınız. Alışkanlık oturduğunda filtre kurmak birkaç seçim sürer; önemli olan ekrandaki listenin hangi işleri temsil ettiğini bilmenizdir.
Bir sonraki adım
Büyük işleri alt görevlere bölerek ilerleyin. Bildirimleri takip ederken işin odağını kaybetmeyin.
