Bir işe başlarken ilk heyecanla her konu için ayrı bir yer açmak kolaydır. Bir süre sonra aynı müşteri üç farklı listede görünür; ekip hangi kaydı güncelleyeceğini bilemez. SenkronUz’da düzen kurarken amaç en çok klasöre sahip olmak değil, bir işi arayan kişinin nereye bakacağını tahmin edebilmesidir.

Büyük çerçeveyi çalışma alanıyla kurun

Çalışma alanını ekibin ortak çalışma ortamı olarak düşünün. Üyeler, işler ve diğer içerikler bu çerçevede buluşur. Bir müşterinin adını gördünüz diye hemen yeni bir çalışma alanı açmanız gerekmez. Önce o işin mevcut ekibin düzeninden gerçekten ayrılması gerekip gerekmediğini değerlendirin. Farklı çalışma alanlarına bölünmek, günlük takibi de böler.

Örneğin tasarım, satış ve operasyonun birlikte çalıştığı küçük bir ekipte ortak bir çalışma alanı anlaşılır bir başlangıç olabilir. Burada önerilen şey bir yetki kuralı değildir. Kimlerin hangi içeriği göreceğini ayrıca paylaşım ve erişim ayarlarından kontrol etmelisiniz. Bir öğeyi başka yere taşımakla erişimin istediğiniz gibi değiştiğini varsaymayın.

Alanları kalıcı iş başlıkları için kullanın

Alan, işleri daha geniş bir başlık altında toplamanıza yardımcı olur. “Müşteri işleri”, “İç çalışmalar” veya “Etkinlikler” gibi uzun süre anlamını koruyacak adlar seçebilirsiniz. Aynı düzeydeki alanların aynı mantığa dayanması işleri kolaylaştırır. Bir alan departman, diğeri tek bir küçük görev, üçüncüsü bir ay adı olursa yeni katılan kişi düzeni anlamakta zorlanır.

Alan sayısını az tutarak başlayın. İki alanın içine hep aynı kişiler aynı tür işleri ekliyorsa, onları ayırmanın gerçekten bir faydası olup olmadığını sorun. Buna karşılık çok farklı süreçler tek yerde birbirine karışıyorsa yeni bir alan anlamlı olabilir. Yapıyı büyüklüğe göre değil, günlük kullanımda oluşan ihtiyaca göre genişletin.

Listeyi takip edeceğiniz iş kümesi yapın

Liste, görevlerin bir araya geldiği yerdir. “Ekim etkinliği hazırlıkları” gibi belirli bir çalışma veya “Haftalık içerik işleri” gibi devam eden bir süreç için kullanılabilir. Adını gören kişi hangi görevlerin buraya ait olduğunu anlayabilmeli. “Diğer işler” başlangıçta pratik görünür ama zamanla aradığınız her şeyin kaybolduğu bir çekmeceye dönüşebilir.

Örnek bir düzen kurun: “Müşteri işleri” alanının altında “A müşterisi başlangıç hazırlıkları” listesi bulunsun. Sözleşme için bilgi toplama, açılış toplantısı ve ilk teslim hazırlığı bu listede görev olsun. Her görev için ayrıca liste açmayın. Listeye girdiğinizde yapılacakları birlikte değerlendirebilmeniz, düzenin doğru ölçekte olduğunun iyi bir işaretidir.

Adlandırma kuralını birlikte belirleyin

Aynı işi biri “Acme”, diğeri “ACME Projesi”, bir başkası “Yeni müşteri” diye açarsa arama da günlük takip de zorlaşır. Müşteri adı ve çalışma konusu gibi iki parçalı bir adlandırma yeterli olabilir. Tarih kullanıyorsanız gerçekten ayırt etmeye yaradığı yerde kullanın. Her başlığa uzun kodlar eklemek okumayı gereksiz yere ağırlaştırır.

Düzenin kısa bir açıklamasını ekip dokümanına yazın. Yeni iş açılacağı zaman hangi listenin seçileceğini bir iki örnekle gösterin. Bu açıklamayı uzun bir kullanım kitabına dönüştürmeyin. Yeni başlayan birinin doğru yere kayıt ekleyebilmesi yeterli ölçüttür.

Düzeni işlerin arkasından büyütün

Bir süre kullandıktan sonra karışan listeleri, hiç açılmayan alanları ve iki yerde tutulan işleri belirleyin. Önce isimleri netleştirin; gerekiyorsa yapıyı değiştirin. Sırf daha düzenli görünsün diye sürekli taşıma yapmak ekibin alışkanlığını bozar. İyi bir düzen, günlük işi kolaylaştırdığı sürece iyidir. Küçük başlayıp ihtiyaç oldukça genişlemek çoğu ekip için daha yönetilebilir bir yol sunar.

Bir yeni işin yerini birlikte seçin

Düzeni sınamak için hayali klasörler yerine gerçek bir talep kullanın. Diyelim ki mevcut müşteriniz yeni bir etkinlik için destek istedi. Önce çalışma alanının aynı kalıp kalmayacağını değerlendirin. Ardından ilgili alanı ve bu çalışmayı takip edecek listeyi seçin. Ekipte iki kişi birbirinden habersiz aynı yere yöneliyorsa isimleriniz anlaşılır demektir. Biri tamamen farklı bir yer seçiyorsa bu farkın nedenini konuşun. Belki alan adı çok geniştir, belki liste açıklaması eksiktir. Yeni bir seviye eklemeden önce mevcut adları iyileştirmeyi deneyin. Talep için açacağınız görev, listeyi tekrar anlatmak zorunda kalmadan kendi sonucunu ifade etsin. Sonraki benzer talep geldiğinde aynı mantığı kullanabilmelisiniz. Yapının sınavı ekranda düzenli görünmesi değil, yeni işin yerini kolayca buldurmasıdır.

Bir sonraki adım

İyi bir görev nasıl yazılır?. Son tarih ve öncelik: Önce hangi işi yapmalı?.