İyi bir görev nasıl yazılır?

“Sunuma bakar mısın?” diye açılan bir görev bazen uzun bir konuşmanın başlangıcı olur. Hangi sunum, neye bakılacak, ne zamana kadar? Görevi yazan kişi bunları zaten biliyor olabilir. Fakat işi yapacak kişinin aynı bağlama sahip olduğunu varsaymak, küçük bir işi bile beklemeye bırakabilir.

Başlıkta sonucu görünür yapın

Başlık, işin kısa bir özeti olmalı. “Sunum” yerine “Müşteri sunumundaki fiyat slaydını güncellemek” yazmak, beklenen işi daha kolay anlatır. Her ayrıntıyı başlığa sığdırmayın; ayrıntının yeri açıklamadır. Başlığı listede okuyan birinin hangi sonuca ulaşılacağını anlayabilmesi yeterlidir.

“Kontrol et” gibi ifadelerde neyin kontrol edileceğini de belirtin. Örneğin “Başvuru formunun zorunlu alanlarını kontrol etmek” daha somuttur. Ekip içinde kullanılan kısaltmaları herkes bilmiyorsa ilk kullanımda açıklayın. Görev yalnız bugünkü ekip arkadaşınıza değil, daha sonra işi devralacak kişiye de yol göstermeli.

Açıklamada üç soruyu yanıtlayın

Neden yapıyoruz, ne yapılacak ve tamamlandığını nasıl anlayacağız? Bu üç soru çoğu görev için iyi bir başlangıçtır. SenkronUz’da görevin açıklamasına gerekli bağlantıları ve sınırları ekleyin. Konuyla ilgisi olmayan eski konuşmaları olduğu gibi yapıştırmak yerine işi etkileyen bilgiyi seçin.

Bir örnek düşünelim: “Cuma günkü müşteri görüşmesi için fiyat slaydını güncelle. Onaylanmış tutarları ilgili dokümandan al. Paket adlarını değiştirme. Güncel dosyanın bağlantısı görevde paylaşılınca ve ekip kontrol edince iş tamamlanmış sayılacak.” Bu açıklama işi tarif ederken yapılmaması gereken değişikliği de görünür kılar. Kişinin tahmin yürüterek zaman kaybetmesini önler.

Sorumlulukla tarihi birbirinden ayırın

Görevi ilgili kişiye atamak, kimin ilgileneceğini gösterir. Bitiş tarihi ise beklenen zamanı anlatır. İkisi farklı sorulara yanıt verir. Herkesin görebildiği bir görev kendiliğinden sahiplenilmiş sayılmaz. Aynı şekilde tarih yazılması da kişinin işi o sürede yapabileceğini doğrulamaz. Atama ve teslim beklentisi konusunda kısa bir anlaşma yapın.

Önceliği gerçekten gerekli olduğunda kullanın. Bütün kayıtlar en yüksek öncelikteyse öncelik bilgisi seçim yapmaya yardımcı olmaz. Süresi belirsiz bir işe sırf görünür olsun diye bugünün tarihini vermek de listenin güvenilirliğini azaltır. Netleşmemiş bilgiyi açıklamada belirtmek, yanlış kesinlik oluşturmaktan daha yararlıdır.

Büyük başlığı küçük işlere ayırın

Tek bir görev içinde farklı kişilerin yapacağı, farklı zamanlarda bitecek çok sayıda iş varsa alt görevleri düşünün. Ancak her cümleyi alt göreve çevirmek de gereksiz bir takip yükü doğurur. Ayrı sorumlu, ayrı sonuç veya ayrı takip ihtiyacı varsa bölmek anlamlıdır. Kısa bir kontrol notu için yeni görev açmanız şart değildir.

Görevi göndermeden önce kendinizi işi alacak kişinin yerine koyun. Gerekli dosyaya erişebiliyor mu? Eksik bilgi için kime soracağını biliyor mu? İşin bittiğini neyle gösterecek? Bu kontrol birkaç küçük düzeltmeyle sonraki uzun konuşmaları önleyebilir.

Karar değişirse kaydı da güncelleyin

Görev açıldığında her şey net olmayabilir. Yeni bir karar alındığında yorumla belirtin ve açıklamadaki artık geçersiz bilgiyi düzeltin. Özellikle teslim tarihi veya kapsam değiştiyse yalnız sohbet içinde bırakmayın. Görevi sonradan açan kişi iki farklı talimattan hangisinin geçerli olduğunu çözmek zorunda kalmamalı. İyi bir görev uzun olan değil, işe devam etmeyi kolaylaştıran görevdir.

Göndermeden önce kısa bir okuma yapın

Görevi açtıktan sonra bir dakika ayırıp yalnız yazdığınız metne bakın. İşin dışındaki bütün konuşmaları unuttuğunuzu varsayın. Gerekli dosyanın hangisi olduğunu, değiştirilecek yeri ve sonucun nereye bırakılacağını anlayabiliyor musunuz? Açıklamada “önceki gibi” veya “konuştuğumuz şekilde” yazıyorsa o konuşmanın sonucunu ekleyin. Bir sayı, isim veya tarih net değilse tahminle doldurmayın; kimden doğrulanacağını belirtin. Son olarak işi alacak kişiden yalnız “anladım” demesini değil, sıradaki adımı kendi cümlesiyle söylemesini isteyebilirsiniz. Bu küçük kontrol bir sınav değildir. İki kişinin aynı işi düşündüğünden emin olmanın pratik yoludur. Özellikle ilk kez birlikte çalışan kişilerde, baştan yapılan kısa açıklama sonradan teslimin yeniden hazırlanmasını önleyebilir.