Bir işin neden değiştiğini anlamak için eski mesajları aradığınız oldu mu? Görevde ilk açıklama durur, son karar ise başka bir konuşmada kalmıştır. İşi yapan kişi bunları birleştirmeye çalışırken zaman kaybeder. Görevle ilgili konuşmayı görevin yanında tutmak, özellikle iş el değiştirdiğinde büyük kolaylık sağlar.
Yorumu bilgi bırakmak için kullanın
SenkronUz’da görev üzerinden yorum ekleyebilir ve işle ilgili konuşmayı aynı kayıtta sürdürebilirsiniz. “Baktım” gibi tek kelimelik mesajlar yerine işin ilerlemesini etkileyen bilgiyi yazın. Neyi kontrol ettiniz, ne eksik, sıradaki adım ne? Yorum kısa olabilir; önemli olan okuyana kullanılabilir bir bilgi vermesidir.
Örneğin “Dosya uygun, yalnız kapaktaki tarih güncellenmeli. Yeni sürüm geldikten sonra tekrar kontrol edeceğim” cümlesi hem sonucu hem bekleyen işi anlatır. Böylece başka biri aynı kontrolü gereksiz yere tekrarlamaz. Görevin güncel durumuyla yorumun birbiriyle çelişmemesine de dikkat edin.
Sohbette alınan kararı kayda taşıyın
Bütün konuşmaların görevde başlaması mümkün olmayabilir. Bir toplantıda veya ekip sohbetinde karar alabilirsiniz. Ancak işin kapsamını, tarihini veya sorumlusunu değiştiren sonucu görevde özetleyin. Konuşmanın tamamını kopyalamak yerine uygulanacak kararı ve gerekiyorsa nedenini yazın.
“Bugünkü görüşmede ilk teslimin yalnız ana sayfayı kapsamasına karar verildi. Diğer sayfalar ayrı görevlerde takip edilecek” gibi bir not yeterli olabilir. Kararı kimin verdiği iş açısından önemliyse bunu da belirtin. Görevi sonradan açan kişi hangi bilginin halen geçerli olduğunu rahatça anlamalı.
Bir yorumda tek ana konu tutun
Aynı mesajda beş farklı görev hakkında konuşmak, daha sonra aranan bilgiyi bulmayı zorlaştırır. İlgili göreve ilgili notu bırakın. Bir yorum yeni bir iş doğuruyorsa onu yalnız yorumda saklamayın; gerekiyorsa yeni görev açın ve bağlantısını ekleyin. Konuşma ile yapılacak işin kaydı farklı ihtiyaçları karşılar.
Bir tasarım kontrolünü düşünün. Renkle ilgili düzeltme mevcut görevin parçasıyken yeni bir broşür isteği ayrı bir iş olabilir. İkisini aynı yorum zincirinde bırakmak, ikinci işin sorumlusuz kalmasına yol açabilir. Yeni talebi görünür bir kayda dönüştürmek takip etmeyi kolaylaştırır.
Soruyu yanıtlanabilir biçimde sorun
“Ne durumdayız?” yerine hangi bilginin gerektiğini yazın. “Müşteri onayı geldi mi? Gelmediyse daveti bugün göndermeyelim” daha açık bir sorudur. Yanıtlayan kişinin neyi söylemesi gerektiği ve yanıtın işi nasıl etkileyeceği bellidir. Gerekirse ilgili kişiyi bahsetme yoluyla konuşmaya dahil edin.
Yorum göndermeden önce dosya bağlantısının erişilebilir olduğuna bakın. Siz açabildiğiniz için herkesin açabileceğini varsaymayın. Paylaşım sınırları olan işlerde yalnız yetkili kişilerin görmesi gereken ayrıntıları uygun yerde tutun. Görev yorumları ortak bir kayıt olduğundan yazdığınız bilginin kimlere açık olduğunu bilmeniz önemlidir.
İş kapanırken son durumu bırakın
Tamamlanan işte sonucun nerede olduğunu belirten kısa bir yorum faydalıdır. Teslim bağlantısı, kontrol sonucu veya kalan küçük bir not daha sonra aynı konu açıldığında yol gösterir. Uzun bir rapor yazmanız gerekmez. İşi devralan kişi baştan özel mesaj atmak zorunda kalmadan mevcut kayıttan devam edebiliyorsa konuşma doğru yerde tutuluyordur.
Teslim değişikliğini tek yerde toparlayın
Bir görsel tesliminin cuma yerine pazartesi yapılmasına karar verildiğini düşünün. Göreve önce kısa karar notunu yazın: Neden değişti, yeni beklenti ne ve kimin bilgisi var? Ardından Bitiş alanını bu kararla uyumlu hale getirin. İlgili dosya başka bir bağlantıya taşındıysa açıklamayı da düzeltin. Bütün ayrıntıları her yoruma yeniden kopyalamayın; güncel açıklama işi yapmayı, yorum ise değişikliğin nedenini anlamayı sağlamalı. Görevi devralan kişi önce açıklamaya bakıp güncel işi anlamalı, gerekirse konuşmadan geçmişi öğrenebilmelidir. Bu düzeni birkaç görevde uyguladıktan sonra ekibe sorun: Son durumu öğrenmek için hâlâ özel mesaj gerekiyor mu? Gerekiyorsa hangi bilgi eksik kalıyor? Yanıt, yorum alışkanlığını nasıl iyileştireceğinizi gösterir.
Bir sonraki adım
Doğru kişiyi haberdar etmek: Yorumlar ve bahsetmeler. Toplantı notlarını işlere bağlamak.
