Bir görevde cevap bekliyorsunuz ama kimden beklediğiniz belli değil. Herkes yorumun başkasına yazıldığını düşünüyor. Tam tersi de olabilir: Küçük bir soru için bütün ekip haberdar edilir. Bahsetmeler, konuşmada gerçekten ihtiyaç duyulan kişiyi işaretlemek için kullanışlıdır; ancak mesajın kendisi açık değilse tek başına sorunu çözmez.
Önce neye ihtiyaç duyduğunuzu yazın
“Bir bakar mısın?” yerine kontrol edilecek şeyi ve beklenen yanıtı belirtin. “Bu metindeki teslim tarihi doğru mu? Onayına göre daveti göndereceğim” gibi bir yorum, yanıtlayacak kişinin işini kolaylaştırır. Bahsetmeyi bu açık sorunun yanına eklemek, yalnız bir ismi işaretlemekten daha yararlıdır.
SenkronUz’daki desteklenen yorum alanında kişi bahsetmesini kullanırken sunulan kişi listesinden doğru kişiyi seçin. Benzer isimler varsa acele etmeyin. Kendi yazdığınız düz bir isimle uygulamanın sunduğu bahsetmenin aynı davranışı göstereceğini varsaymayın. Seçim yaptığınızdan ve mesajın doğru görevde olduğundan emin olun.
Bahsetme ile atamayı karıştırmayın
Birini konuşmaya çağırmak ile işi ona vermek aynı şey değildir. Yorumda görüş isteyebilirsiniz ama görevin sorumlusu başka biri olabilir. Yapılacak işin sahibi değişiyorsa görev atamasını ayrıca güncelleyin ve bunu açıkça konuşun. Aksi halde “Beni etiketledi, işi bana mı verdi?” gibi belirsizlikler oluşabilir.
Örneğin bir sunumun sorumlusu sizsiniz, yalnız fiyatların doğruluğunu finans ekibinden birine soruyorsunuz. O kişiyi ilgili yorumda haberdar etmek mantıklıdır. Sunumun tüm sorumluluğunu değiştirmek gerekmez. Buna karşılık yeni bir kontrol işi doğuyorsa ayrı görev açmak daha uygun olabilir.
Bildirim ulaşmış saymakla işi bitirmeyin
Bahsetme, ilgili kişiye dikkat çekmek için kullanılır. Fakat her cihazda anlık bildirim görüleceğini veya kişinin o anda çevrimiçi olduğunu garanti etmez. Kullanıcı tercihleri, erişim ve oturum durumu deneyimi etkileyebilir. Acil bir işte ekibinizin üzerinde anlaştığı iletişim yolunu da kullanın.
Bir yanıt bekleniyorsa teslim ihtiyacını belirtin. “Bugün görüşebilir miyiz?” ile “Saat belirtmeden uygun olduğunda kontrol edebilir misin?” farklı beklentiler taşır. Gereksiz baskı yaratmadan gerçek zaman ihtiyacını yazmak, kişinin kendi işini planlamasına yardımcı olur. Yanıt gelmediğinde aynı kişiyi arka arkaya işaretlemek yerine ihtiyacın halen geçerli olup olmadığını değerlendirin.
Yalnız ilgili kişileri dahil edin
Her yoruma çok sayıda kişi eklemek kısa vadede güvenli görünebilir; uzun vadede önemli bildirimlerin ayırt edilmesini zorlaştırır. Karar verecek, bilgi sağlayacak veya bir sonraki işi yapacak kişiyi seçin. Diğerleri görevin kaydını daha sonra okuyabilir. Ekipçe bu ayrımı konuşmak bildirim yükünü azaltmaya yardımcı olur.
Misafirlerle paylaşılan işlerde erişim sınırını da aklınızda tutun. Bir kişiden bahsetmek, ona bütün içeriği görme yetkisi verildiği anlamına gelmez. Yanıt için gerekli kayda erişiminin uygun biçimde tanımlanmış olması gerekir. Görülemeyen bağlantı göndermek, iki taraf için de gereksiz bir mesajlaşma başlatır.
Yanıtın sonucunu görünür bırakın
Soru yanıtlandığında alınan kararı görevde uygulayın. Yorumda doğru tarih söylenmişken görevin Bitiş alanı eski kalmasın. Konuşma ile kayıt birbirini tamamlamalı. Böylece bahsetme yalnız dikkat çeken bir bildirim olmaktan çıkar, işin gerçekten ilerlemesine yardımcı olan kısa bir iletişim adımı haline gelir.
Bir soruyu göndermeden önce daraltın
Aklınızda üç ayrı soru varsa hepsini aynı kişiye yöneltmeden önce her birinin kimin bilgisine ihtiyaç duyduğunu düşünün. Fiyat bilgisi bir kişide, görsel onayı başka kişide olabilir. İlgili kişiyi kendi sorusunun yanında seçmek yanıtı netleştirir. Bahsetme destekleyen editörde @ ile açılan seçeneklerden kişiyi seçip sonra yorumu gönderin. Mesajın doğru görevde kaldığını ve beklediğiniz soruyu içerdiğini kontrol edin. Yanıt geldiğinde yalnız teşekkür etmekle yetinmeyin; karar işin bir alanını değiştiriyorsa onu da güncelleyin. Böylece yorum zincirini okumayan biri bile güncel kayda güvenebilir. Bu yaklaşım, bir konuşmaya çok sayıda kişiyi dahil etmekten daha sakin ve anlaşılır bir takip sağlar. Haberdar edilen kişinin neden çağrıldığını bilmesi, mesaj sayısından daha önemlidir.
Bir sonraki adım
Sohbetler arasında kaybolmadan ekipçe iletişim. Ekip dokümanlarını herkesin bulabileceği şekilde düzenlemek.
