Her yeni görev geldiğinde aynı kişiyi atıyor veya belirli bir durumda önceliği değiştiriyorsanız, tekrar eden küçük bir işiniz var demektir. Otomasyon bu tür belirli adımlarda yardımcı olabilir. Ancak belirsiz bir süreci otomatikleştirmek, belirsizliği daha hızlı tekrarlamak anlamına da gelebilir.
Önce elle yaptığınız kuralı söyleyin
Kuralı tek cümleyle anlatmayı deneyin: Belirli bir olay olduğunda, şu koşulu sağlayan görevde bu değişiklik yapılacak. Bu cümleyi kurmakta zorlanıyorsanız süreç henüz yeterince net olmayabilir. Önce birkaç işi elle takip edip hangi kararın gerçekten tekrar ettiğini görün.
Örneğin yeni gelen taleplerde ilk değerlendirmeyi hep aynı kişi yapıyorsa atama adımı aday olabilir. Buna karşılık her talebin uzmanlık ihtiyacı farklıysa otomatik atama yanlış kişiye iş verebilir. Otomasyonun amacı insanın bütün değerlendirmesini kaldırmak değil, açıkça tarif edilebilen tekrarları azaltmaktır.
Olayı, koşulu ve eylemi ayırın
SenkronUz’un otomasyon düzeninde tetikleyici, koşul ve eylem alanları bu ayrımı kurmanıza yardımcı olur. Tetikleyici kuralın ne zaman değerlendirileceğini, koşul hangi işlerde uygulanacağını, eylem ise neyin değişeceğini anlatır. Panelin sunduğu seçeneklerden ilerleyin; bulunmayan bir işlem için destek varmış gibi plan kurmayın.
Üründeki görev eylemleri arasında durum değiştirme, öncelik belirleme, kişi atama ve tarih alanlarını değiştirme bulunur. İlk kuralınızda tek bir eylem seçmek sonucu anlamayı kolaylaştırır. Aynı anda çok sayıda alanı değiştiren bir kuralda hatanın kaynağını bulmak daha zor olabilir.
Kapsamı dar tutarak başlayın
İlk denemeyi bütün çalışma alanındaki işleri etkileyecek biçimde kurmayın. Panelde sunulan kapsam ve koşullarla belirli bir liste veya uygun görev kümesi üzerinde deneyin. Örnek kaydı açıkça deneme olarak adlandırın. Kuralın mevcut atamayı veya tarihi değiştirip değiştirmeyeceğini baştan düşünün.
Bir örnek senaryoda, belirli türde yeni bir talep geldiğinde ilk değerlendirmeden sorumlu kişiye atanmasını istiyorsunuz. Panelde bu olayı ve koşulu karşılayan seçenekleri seçin. Oluşan görevde gerçekten doğru kişinin atandığını kontrol edin. Örneği ekibinizin gerçek kuralına uyarlamadan genel bir tarif üzerinden etkinleştirmeyin.
İlk sonucu gözünüzle kontrol edin
Kuralı kaydetmek, doğru çalıştığını doğrulamakla aynı şey değildir. Tetikleyici olayı oluşturun, ilgili görevi açın ve beklediğiniz alanı kontrol edin. Beklemediğiniz bir değişiklik varsa kuralı yaygınlaştırmadan önce durdurup ayarları gözden geçirin. Aynı görevi etkileyen başka kurallar olup olmadığına da bakın.
Birbiriyle çelişen kurallar kafa karıştırabilir. Bir kural önceliği yükseltirken diğeri yeniden düşürüyorsa sonuç anlaşılmaz hale gelir. Kurallara amacını anlatan adlar vermek, daha sonra bakım yapan kişinin hangi iş için oluşturulduklarını anlamasına yardımcı olur.
Süreç değişince kuralı da değiştirin
Ekipte sorumlu değiştiğinde veya liste artık kullanılmadığında eski otomasyonları gözden geçirin. Kurallar görünmez bir alışkanlık haline gelirse yanlış atamalar uzun süre devam edebilir. Düzenli kısa kontrol, çok sayıda gereksiz kural biriktirmekten daha yararlıdır. İyi bir otomasyon, ekibin nasıl çalıştığını açıkça tarif eden ve sonucu kolayca doğrulanabilen otomasyondur.
Kuralı başkasına açıklayabildiğinizden emin olun
Otomasyonu etkinleştirmeden önce bir ekip arkadaşınıza okuyun. Hangi olayda devreye gireceğini ve hangi görevde neyi değiştireceğini kendi cümlesiyle anlatabilsin. Farklı anlaşılıyorsa kural adını veya koşulu netleştirin. Sonra kuralın uygulanması gereken ve uygulanmaması gereken iki örnek düşünün. İkinci örnek özellikle önemlidir; geniş yazılmış bir koşul beklemediğiniz işleri de etkileyebilir. İlk sonuçlar doğruysa kapsamı ihtiyaç kadar genişletin. Kuralın açıklamasında neden var olduğunu belirtmek sonraki bakımda yardımcı olur. Örneğin geçici bir kampanya için açılan atama kuralı kampanya bitince unutulabilir. Sorumlu kişinin arada kurallara bakması, otomasyonun ekip düzeninden kopmasını önler. Küçük bir kuralın anlaşılır kalması, çok sayıda işlemi tek seferde yapmasından daha değerlidir.
Bir sonraki adım
Telefonda görevleri takip etmek. Dağınık işleri tek yerde toplamak: SenkronUz ile ilk adımlar.
