Form yayınlandı ve yanıtlar gelmeye başladı. Bu iyi bir başlangıçtır ama talebin alınması ile işin takip edilmesi aynı şey değildir. Bir gönderim okunmadan bekleyebilir, iki kişi aynı talebe başlayabilir veya sorumlu hiç belirlenmeyebilir. Form sonrası akışı baştan kurmak bu belirsizliği azaltır.
Gönderim ile görevin rollerini ayırın
Gönderim, kişinin forma yazdığı yanıtları taşır. Görev ise ekip içinde yapılacak işi izlemek için kullanılır. Her formun mutlaka görev üretmesi gerekmez; yalnız bilgi toplamak için de form kullanabilirsiniz. Ancak yanıtın ardından ekip çalışması başlayacaksa görev oluşturma seçeneği anlamlı olabilir.
SenkronUz’da formun Ayarlar sekmesindeki Form gönderildikten sonra bölümünü açın. Gönderimde görev oluştur seçeneğini ihtiyacınıza göre ayarlayın. Ardından Görev oluşturulacak liste alanını kontrol edin. Görevleri ata seçeneğiyle uygun kişiyi belirleyebilirsiniz. Görünen diğer seçenekleri yalnız gerçekten kullanacağınız durumda doldurun.
Hedef listeyi işin sahibine göre seçin
Gelen taleplerin doğrudan bütün ekibin yoğun çalışma listesine düşmesi her zaman iyi bir başlangıç değildir. Önce değerlendirme yapılan bir liste kullanmak daha anlaşılır olabilir. Bu bir zorunluluk değil, ekip düzeninize bağlı bir seçimdir. Önemli olan yeni kaydı kimin göreceğinin ve sıradaki adımın belli olmasıdır.
Örneğin içerik talepleri için bir ön değerlendirme listesi düşünün. Gelen iş önce yeterli bilgi içeriyor mu diye kontrol edilir. Ardından kapsamı netleştirilir ve çalışmaya alınır. Formun görev üretmesi, teslim sözü verildiği anlamına gelmemeli. Bu beklentiyi hem ekibe hem formu dolduran kişiye uygun şekilde anlatın.
Yanıtların göreve nasıl geçtiğine bakın
Görev başlığı ve açıklamasında talebi anlamaya yetecek bilgi bulunmalı. Form sorularının ilgili görev alanlarıyla eşleştirmelerini gözden geçirin. Özel alan yanıtlarını görev açıklamasına ekle gibi sunulan seçenekleri ihtiyacınıza göre değerlendirin. Gereksiz uzun bir açıklama da eksik açıklama kadar okumayı zorlaştırabilir.
Bir örnek gönderim yapın. Gönderimler sekmesinde yanıtı, hedef listede oluşan görevi açın. Konu anlaşılır mı, gereken yanıtlar taşınmış mı, atama doğru mu? Sadece teşekkür ekranını görmekle denemeyi tamamlamayın. Görev oluşturma aşamasında bir sorun varsa gönderim ile takip kaydı arasında kopukluk oluşabilir.
Başarısız veya eksik kaydı görünür ele alın
Beklenen görev oluşmadığında aynı formu tekrar tekrar göndermek çözüm olmayabilir; kayıt çoğaltabilirsiniz. Önce Gönderimler bölümünü ve hedef listeyi kontrol edin. Yetki, hedef liste veya ayar sorunu varsa bunu yetkili kişiyle çözün. Mevcut gönderimin nasıl takip edileceğini belirleyin ve gereksiz ikinci iş açılmadığından emin olun.
Eksik bilgi içeren talepte görev açıklamasına neyin beklendiğini yazın. “Bekliyor” demek yerine “Kullanılacak görsel için yanıt bekleniyor” daha faydalıdır. Talebi alan kişinin işi otomatik olarak tamamlaması beklenmez; eksik bilgiyi görünür kılması da akışın bir parçasıdır.
Akışı küçük aralıklarla gözden geçirin
Bir süre sonra hangi soruların hep boş kaldığını, hangi yanıtların göreve taşınmadığını ve hangi işlerin sahipsiz beklediğini inceleyin. Formu buna göre sadeleştirin veya açıklamaları iyileştirin. Daha fazla soru eklemek her zaman çözüm değildir. İyi bir form sonrası düzen, gelen talebi tekrar anlatma ihtiyacını azaltır ve ekibin işi güvenle devralmasını sağlar.
Üç denemeyle akışın sınırını görün
Önce tam bilgi içeren bir örnek gönderin ve oluşan görevi okuyun. Sonra isteğe bağlı alanların boş olduğu bir örnekle deneyin. Son olarak sizin sürecinizde sık karşılaşılacak uzun bir açıklama ekleyin. Bu denemeler, yalnız ideal yanıtın değil günlük kullanımın da anlaşılır bir göreve dönüşüp dönüşmediğini gösterir. Zorunlu alanları atlatmaya veya gerçek kişilerin bilgilerini kullanmaya gerek yoktur. Her deneme kaydını açıkça işaretleyin ve sonuçları gerçek taleplerden ayırın. Başlık çok belirsiz kalıyorsa alan eşleştirmesini, açıklama gereksiz uzuyorsa hangi yanıtların taşındığını gözden geçirin. Form yayınlandıktan sonra düzenli kontrolü kimin yapacağı da belli olsun. Ayarlar doğru olsa bile sahipsiz bir liste, gelen taleplerin ilerlemesini sağlamaz.
Bir sonraki adım
Toplantı notlarını işlere bağlamak. Ekibe yeni katılan biri için ilk hafta rehberi.
