Gelen talepleri bir formda toplamak

Bir talep e-postayla gelir, diğeri kısa bir mesajla, üçüncüsü telefon konuşmasının sonunda söylenir. Hepsinde farklı bilgiler vardır. İşe başlamadan önce aynı soruları yeniden sormak gerekir. Form, ihtiyacınız olan temel bilgileri ortak bir sırayla toplamanıza yardımcı olabilir.

Önce hangi bilgilerin gerçekten gerektiğini seçin

Formu mevcut işinize göre tasarlayın. Talebin konusu, kısa açıklaması ve ilgili kişiye ulaşmak için gereken bilgi başlangıç olabilir. Her olası ayrıntıyı ilk formda istemek doldurmayı zorlaştırır. İşe başlamak için gerekli olmayan bilgileri sonraki görüşmede alabilirsiniz.

Örneğin tasarım talebi topluyorsanız kullanılacak yer, beklenen çıktı ve hazır metin olup olmadığı önemli olabilir. Henüz anlamı net olmayan teknik seçenekler yerine günlük kelimeler kullanın. Sorunun yanına kısa bir açıklama koymak, kullanıcının ne yazacağını tahmin etmesini önler. Gereksiz kişisel bilgi istemeyin.

Yeni formu doğru hedefle oluşturun

SenkronUz’da Formlar bölümünden Yeni form yolunu izleyebilirsiniz. Form adı, açıklama ve Hedef liste gibi alanları dikkatle doldurun. Hedef listeyi rastgele seçmek, daha sonra taleplerin yanlış yerde takip edilmesine yol açabilir. Formu hangi ekibin işleyeceğine baştan karar verin.

Oluştur sekmesinde soruları düzenleyin. Her sorunun tek bir şeyi sormasına dikkat edin. “Ne istiyorsunuz, ne zaman lazım ve kim onaylayacak?” gibi üçlü bir soruyu tek cevap alanına sıkıştırmak sonuçları okumayı zorlaştırır. Gerekli bilgileri ayrı ve açık sorularla toplamak daha kullanışlıdır.

Önizlemede dolduran kişinin yerine geçin

Önizleme sekmesini açıp formu ilk kez gören biri gibi okuyun. Başlık ne topladığınızı anlatıyor mu? Zorunlu sorular anlaşılır mı? Elinde henüz bütün bilgiler olmayan biri ne yapacağını biliyor mu? Görünüm kadar kelimeleri de kontrol edin. Ekip içinde anlaşılır bir terim dışarıdan gelen kişiye yabancı olabilir.

Örnek bir talep gönderin ve Gönderimler bölümünde sonucu inceleyin. Yanıtların beklediğiniz şekilde geldiğini doğrulayın. Gerçek kullanıcı bilgisi yerine açıkça deneme olarak işaretlenmiş bir kayıt kullanın. Denemeden sonra kaydın gerçek taleplerle karışmamasını sağlayın.

Yayın ve paylaşım ayarlarını birlikte kontrol edin

Ayarlar bölümündeki Bu formu yayınla seçeneğini ve Paylaşım linki alanını inceleyin. Çalışma alanının paylaşım politikası genel erişimi kısıtlayabilir. Bazı kurulumlarda gönderim için oturum açılması gerekebilir. Bu nedenle formun yayınlı olması, herkesin her koşulda yanıt gönderebileceği anlamına gelmez.

Paylaşmadan önce hedef kitlenizin kullanacağı erişim biçimini doğrulayın. Formun yalnız ekip içi mi yoksa dışarıdan talepler için mi kullanılacağını açık tutun. Süre veya başka paylaşım seçenekleri kullanıyorsanız bunların beklentinize uygun olduğunu kontrol edin. Çalışmayan bir bağlantıyı geniş bir gruba göndermeden önce küçük bir deneme yapmak daha kolaydır.

Gelen taleplerin sahibini belirleyin

Form bilgi toplar; talepleri kendiliğinden değerlendiren bir ekip oluşturmaz. Yeni gönderimleri kimin kontrol edeceği ve eksik bilgi için kimin dönüş yapacağı belli olsun. Görev oluşturma seçeneğini kullanacaksanız onu da ayrıca ayarlayıp doğrulayın. Formun başarısı soru sayısında değil, gelen isteğin anlaşılır bir sonraki adıma dönüşmesindedir.

Deneme yanıtını gerçek talep gibi okuyun

Formu hazırlayan kişi soruların ne anlama geldiğini zaten bilir. Bu yüzden ekipten başka birinden örnek doldurmasını istemek yararlı olabilir. Açıklama yapmak için yanında beklemek yerine önce kendi başına denemesine fırsat verin. Hangi soruda durduğunu, hangi bilgiye sahip olmadığını ve neyi yanlış anladığını sonra konuşun. Gelen yanıtı talebi işleyecek kişinin gözünden okuyun. İşe başlamak için yeniden arama yapmanız gerekiyor mu? Gerekiyorsa eksik soru kadar anlaşılmayan soruyu da değerlendirin. Her eksiklik için yeni alan eklemek formu uzatabilir. Bazen bir örnek cümle veya daha açık bir başlık yeterlidir. Değişiklikten sonra tekrar Önizleme ile kontrol edin ve paylaşılacak bağlantının doğru formu açtığından emin olun.