“O bilgi bir dokümanda vardı” cümlesi tanıdık gelebilir. Sorun çoğu zaman bilginin hiç yazılmamış olması değil, doğru kaydın bulunamamasıdır. Ekip dokümanlarını düzenlerken çok ayrıntılı bir arşiv kurmaktan önce sık kullanılan bilgiye kolay bir yol hazırlamak daha yararlıdır.
Sık sorulan konuları belirleyin
Son günlerde hangi sorular tekrarlandı? Yeni müşteri hazırlığı, toplantı düzeni, teslim kontrolü veya ekipteki sorumluluklar olabilir. Önce bunlara odaklanın. Her konu için uzun bir kılavuz yazmanız gerekmez. Günlük işi ilerleten kısa ve doğru açıklamalar, güncellenmeyen büyük bir bilgi arşivinden daha faydalıdır.
SenkronUz’da dokümanlar ve içlerindeki sayfalarla bilgiyi düzenleyebilirsiniz. Ortak bir konuyu tek doküman altında toplamak, ilişkili bilgilerin birlikte bulunmasını sağlar. Ancak her şeyi tek uzun sayfaya koyarsanız okumak zorlaşabilir. Ayrı soruya yanıt veren bölümler için ayrı sayfalar düşünün.
Başlıkları arayan kişiye göre seçin
“Genel”, “Notlar” ve “Diğer” gibi isimler yazan kişiye yeterli görünebilir ama arayana pek yardım etmez. “Yeni müşteri başlangıç adımları” veya “Haftalık toplantı hazırlığı” daha açıklayıcıdır. Başlığa gereksiz kısaltmalar ve yalnız birkaç kişinin anladığı kodlar eklemeyin.
Bir dokümanda hangi konuların bulunduğunu giriş sayfasında kısaca anlatın. Yeni katılan kişinin ilk okuyacağı yer belli olsun. Sayfa bağlantılarını anlamlı adlarla paylaşın. Özellikle görev açıklamasına doküman eklerken genel ana sayfa yerine ihtiyaç duyulan bölüme yönlendirmek zaman kazandırabilir.
Bilginin güncelliğine sahip çıkın
Bir dokümanın oluşturulmuş olması onun sonsuza kadar doğru kalacağı anlamına gelmez. Süreç değiştiğinde ilgili sayfayı kimin gözden geçireceği belli olsun. Bu sorumluluk uygulamada ayrı bir özellik gerektirmez; ekip içinde anlaşmak ve gerekiyorsa kontrol görevi açmak yeterlidir.
Örneğin müşteri hazırlığında artık farklı bir form kullanılıyorsa eski bağlantıyı düzeltin. Değişiklik yalnız sohbet mesajında kalırsa dokümanı daha sonra açan kişi eski yolu izler. Sık kullanılan sayfaları dönem dönem kontrol etmek, tekrar tekrar aynı soruyu yanıtlamaktan daha sürdürülebilir bir alışkanlık olabilir.
Paylaşımı amaca göre ayarlayın
Herkesin bulabileceği düzen, bütün bilgiyi herkese açmak demek değildir. Dokümanın kimlerle paylaşılması gerektiğini değerlendirin. Ekip içi yönergeler ile bir müşteriye gösterilecek teslim notu aynı erişime sahip olmak zorunda değildir. SenkronUz’da doküman paylaşımını kullanırken seçtiğiniz kişileri ve kapsamı kontrol edin.
Paylaşılan bir sayfada başka kayıtlara bağlantılar bulunabilir. Bağlantıyı görmek, hedef kayda erişim olduğu anlamına gelmez. Dışarıdan biriyle çalışırken gereken bilgiyi anlaşılır biçimde ve uygun sınırlar içinde sunun. İç ekip notlarını sırf aynı dokümanda oldukları için fark etmeden paylaşmayın.
Düzenin işe yaradığını küçük bir denemeyle anlayın
Yeni başlayan bir ekip arkadaşından belirli bir bilgiyi bulmasını isteyin. Siz yönlendirmeden doğru sayfaya ulaşabiliyor mu? Nerede duraksadığını görmek, onlarca yeni klasör açmaktan daha değerli olabilir. Başlığı düzeltmek, giriş sayfasına bağlantı eklemek veya eski bir kopyayı işaretlemek çoğu zaman yeterlidir. İyi doküman düzeni, yazanın değil okuyanın yolunu kısaltır.
Eski ve yeni bilgiyi karıştırmayın
Bir sürecin yeni sürümünü hazırlarken önceki açıklamanın nerelerde bağlantılandığını düşünün. Her yerde ayrı kopya varsa güncelleme zorlaşır. Mümkün olduğunda ortak dokümanı güncel tutup görevlerden o kayda yönlendirin. Eski bir sayfayı artık kullanılmıyor diye işaretlediğinizde okuyanın nereye gitmesi gerektiğini de söyleyin. Yalnız “Eski” yazmak yeni bilgiyi buldurmaz. Örneğin değişen teslim adımları için güncel sayfanın bağlantısını bırakabilirsiniz. Geçmiş kayıtları silip bağlamı kaybetmek yerine hangi açıklamanın bugün geçerli olduğunu görünür kılın. Bunu yaparken otomatik sürüm karşılaştırması veya her değişikliğin kendiliğinden bütün kopyalara taşınması gibi bir davranış varsaymayın. Bilginin tek güvenilir yerde tutulması, çoğu durumda daha sade ve yönetilebilir bir başlangıç sağlar.
Bir sonraki adım
Gelen talepleri bir formda toplamak. Telefonda görevleri takip etmek.
