Müşteriyle yalnız ilgili işi paylaşmak

Bir müşteriden onay almak için bütün çalışma alanını açmanız gerekmez. Müşteri genellikle kendi işiyle ilgili teslimi, soruyu veya dokümanı görmek ister. İç ekip konuşmaları ve başka müşterilerin kayıtları bu ihtiyacın dışında kalır. Paylaşımı gereken içerikle sınırlamak hem düzeni hem iletişimi daha anlaşılır hale getirir.

Önce neyin paylaşılacağını belirleyin

Tek bir teslim için görev, bir grup ilgili iş için liste, açıklama veya yönerge için doküman uygun olabilir. SenkronUz’daki misafir erişimi, açıkça paylaşılan görev, liste ve dokümanlar üzerinden kurgulanır. Misafiri çalışma alanının bütün bölümlerine erişen bir ekip üyesi gibi düşünmeyin.

Sohbetler, formlar, ekip yönetimi veya ayarlar aynı misafir kapsamının parçası olarak varsayılmamalıdır. Müşterinin ne yapması gerektiğini önce cümleyle yazın: “Bu taslağı okuyup yorum vermesi gerekiyor.” Ardından bu ihtiyacı karşılayan en dar içerik ve uygun izinle paylaşın.

Paylaşmadan önce kaydı okuyun

Görevin başlığını, açıklamasını, yorumlarını ve eklerini gözden geçirin. İç ekip notları veya başka müşterilere ait bilgi bulunuyorsa bunların paylaşılmasının uygun olup olmadığını değerlendirin. Bir bağlantıyı paylaşmak yalnız başlığı göstermek değildir; kaydın kapsamını bilmeniz gerekir.

Örneğin müşteri onayı için hazırlanan bir görevde iç maliyet tartışması da tutulmuş olabilir. Böyle bir durumda dışarıya yönelik daha sade bir teslim kaydı hazırlamak daha uygun olabilir. Bilgiyi rastgele silmek yerine ekip içi kaydı koruyup müşterinin ihtiyaç duyduğu kapsamı açıkça ayırın.

Daveti doğru kişi ve izinle yapın

İlgili görev, liste veya dokümanın paylaşım yolunu açın. Misafir davetinde kişinin bilgisini dikkatle girin ve sunulan erişim seçeneğini ihtiyaca göre belirleyin. Sadece okuması gereken kişiyle düzenleme yapacak kişinin beklentisi farklıdır. Panelin izin seçeneklerini inceleyerek ilerleyin; varsayılanın her iş için doğru olduğunu düşünmeyin.

Davet mesajında müşteriden ne beklediğinizi kısa biçimde anlatın. “İlk taslağı inceleyip bu görev üzerinden görüşünüzü paylaşabilirsiniz” gibi bir açıklama, bağlantının neden geldiğini netleştirir. Son tarih varsa karşılıklı anlaşılmış beklentiyi ayrıca belirtin.

Bağlantıların erişimini ayrıca düşünün

Paylaşılan görevde başka bir dokümanın bağlantısı olabilir. Müşterinin görevi görebilmesi, hedef dokümana da eriştiği anlamına gelmez. Yanıt vermek için gereken her kaydın paylaşımını kontrol edin. Bunun çözümü bütün çalışma alanını açmak değil, gerekli içeriği uygun sınırla paylaşmaktır.

Bir müşteri bağlantıyı açamadığını söylediğinde önce doğru hesap ve davet bilgisini kontrol edin. Hemen daha geniş yetki vermek yerine sorunun kaynağını bulun. Davetin yanlış kişiye gitmesi veya hedef kaydın paylaşılmamış olması gibi basit nedenler olabilir.

İş bitince erişimi gözden geçirin

Proje tamamlandığında veya müşteri tarafında kişi değiştiğinde mevcut paylaşımları kontrol edin. Artık gerekli olmayan erişimi uygun yönetim yolundan kaldırın. Paylaşım bir defalık karar değil, işin yaşamı boyunca bakılması gereken bir konudur. Doğru kapsam seçildiğinde müşteri ihtiyacı olan bilgiye daha kolay ulaşır, ekip de iç çalışma düzenini korur.

Müşterinin ilk sorusunu önceden düşünün

Paylaşacağınız kaydı ekip içindeki kişi gibi değil, projeye dışarıdan bakan biri gibi okuyun. Kullanılan kısaltmalar, durum isimleri veya dosya adları müşteriye yabancı olabilir. Kısa bir giriş ekleyerek neye bakılacağını ve görüşün nereye yazılacağını anlatın. Birden fazla teslim varsa hangisinin güncel olduğunu açıkça belirtin. İçerikte eski denemelerle son sürüm birbirine karışıyorsa paylaşmadan önce düzenleyin. Müşterinin bütün geçmişi okuyarak doğru dosyayı bulmasını beklemeyin. Sonra gerekli bağlantıları ve erişimi kontrol edin. Bu hazırlık gereğinden geniş izin vermeyi de önleyebilir; açık anlatılmış dar bir kayıt çoğu zaman yeterlidir. İş boyunca yeni kişiler dahil olursa eski davetleri ve paylaşım kapsamını yeniden gözden geçirmeyi unutmayın.